Szkolenie (stacjonarne / online) SZKOŁA SEKRETAREK I ASYSTENTEK

Moduł I

Asystentka jako profesjonalny partner w zarządzaniu. Jak wzmocnić swoje umiejętności komunikacyjne i poprawić efektywność osobistą?  

1. Efektywna współpraca z przełożonym i osobami strategicznymi:
   • moja rola zawodowa,
   • ustalenie zasad współpracy, wymagań i oczekiwań,
   • optymalny model współpracy a styl pracy przełożonego,
   • proaktywność i wspieranie realizacji zadań przełożonego,
   • jak reprezentować przełożonego podczas nieobecności?
   • polityka prywatności.
2. Zarządzanie informacją: 
   • odpowiedzialność w komunikacji,
   • komunikacja formalna i nie-formalna,
   • koordynowanie przepływu, 
   • zarządzanie hierarchią informacji,
   • notatki ze spotkań,
   • zbiór dobrych praktyk.
3. Profesjonalizm w kontakcie bezpośrednim i telefonicznym z klientem:
   • trzy filary: empatia, zgodność z procedurą, odpowiedzialność za rozwiązanie problemu,
   • sposoby budowania pozytywnego kontaktu z klientem (efekt pierwszeństwa, efekt aureoli),
   • jak zapobiegać procesowi „tworzenia" trudnego klienta?
   • zasady aktywnego słuchania,
   • udzielanie rzeczowych informacji (oparcie na faktach, regulaminie i procedurach),
   • dbamy o interesy firmy-elementy komunikacji asertywnej (asertywne stawianie granic),
   • co zrobić, żeby mnie słuchano-zestaw ćwiczeń z zakresu emisji głosu do zwiększenia siły wypowiedzi.
4. Efektywność w pracy asystentki/sekretarki: 
   • określanie celów zindywidualizowanych i zespołowych,
   • techniki planowania, 
   • ustalanie priorytetów, 
   • delegowanie zadań i odpowiedzialności, 
   • trening modyfikacji nieefektywnych nawyków.

Moduł II

Personal branding w pracy asystentki. Jak świadomie kształtować wizerunek osobisty i wizerunek firmy?

1. Personal branding w biurze czyli budujemy swoją markę:jak świadomie kształtować swój wizerunek?
   • jak świadomie kształtować swój wizerunek?
   • wizerunek osobisty a wizerunek firmy,
   • pewność siebie w praktyce czyli jak ćwiczyć pewność siebie?
   • moja autoprezentacja - sesja feedbackowa: każda uczestniczka otrzyma od trenera informację zwrotną o mocnych stronach i obszarach do rozwoju, konkretne rozwiązania i zestaw ćwiczeń, który może wykorzystać w dalszej indywidualnej pracy nad swoim rozwojem zawodowym.

1. Jak przygotować profesjonalną telekonferencję? -check-lista.
2. Jak przygotować spotkanie, imprezę firmową?-check-lista.
3. Prefesjonalny wizerunek asystentki/sekretarki:
   • etykieta w zakresie doboru służbowej garderoby, dodatków, fryzury,
   • dress code na recepcji,
   • makijaż a własny styl – indywidualne rozwiązania dla uczestniczek,
   • indywidualna analiza kolorystyczna - dla każdej z uczestniczek przeprowadzimy indywidualną analizę kolorystyczną i określimy optymalną paletę barw.
   • STYLE TREND BOOK

Moduł III

Nowoczesne narzędzia w pracy asystentki. Warsztat z wykorzystaniem najnowszych rozwiązań ułatwiających pracę.

1. Narzędzia do zarządzania czasem i zadaniami-warsztaty:
   
   • dokąd zmierzamy-live demo?
   • optymalna konfiguracja outlooka,
   • praca z pocztą przychodzącą (priorytetyzowanie i kategoryzowanie),
   • praca z listą zadań i kalendarzami, praca w grupach,
   • symulacja efektywnego dnia w pracy.
2. Przegląd nowoczesnych aplikacji mobilnych pomocnych w organizacji pracy (aplikacje płatne i bezpłatne).

1. Wykorzystanie nowoczesnych platform do organizacji spotkań firmowych oraz obsługi wydarzeń zewnętrznych.

1. Zasady przygotowywania dobrych prezentacji:
   
   • najczęściej spotykane błędy - jak nie zniechęcać odbiorcy?
   • prezentacja w Ms Power Point czy w Prezi?
   • tworzenie ciekawych szablonów prezentacji,
   • storytellig&simplicity,
   • formatowanie tekstów, dobór czcionek, typografia, grafiki.

Moduł IV

Obsługa formalna biura. Co asystentka powinna wiedzieć na temat dokumentacji?

1. Sztuka raportowania:
   • jak powstaje raport? Rola analizy i doboru danych,
   • funkcja zarządcza raportów,
   • niezbędne elementy raportu,
   • prezentacja danych w raporcie.
2. Dokumentacja firmowa-obsługa formalno-prawna:
   • rodzaje dokumentacji wewnętrznej,
   • odpowiedzialność prawna za dokumentację,
   • zewnętrzny i wewnętrzny obieg dokumentów,
   • dokumenty związane z procedurami i  tworzenie procedur.
3. Uprawnienia i dostęp do informacji w firmie:
   • regulacje, zasady,
   • podpisywanie dokumentów, pełnomocnictwa, upoważnienia,
   • udostępnianie dokumentów,
   • elektroniczny obieg dokumentów w firmie.
4. Ochrona danych osobowych:
   • przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych,
   • zakres danych pracowników i kontrahentów objęty wymogami prawa,
   • prawa i obowiązki nałożone ustawą o ochronie danych osobowych,
   • zabezpieczanie i udostępnianie danych,
   • dokumentacja związana z przetwarzaniem danych,
   • kontrola RODO, czego się można spodziewać, jak się przygotować?
   • case study.
5. Archiwizacja dokumentów firmowych:
   • zasady archiwizacji,
   • dokumenty a przedawnienie roszczeń,
   • niszczenie dokumentów, odpowiedzialność.