Ważna kompetencja: Delegowanie zadań

Bardzo istotne są kompetencje związane z delegowaniem zadań, oraz umiejętność przekazania informacji na temat zadania do realizacji w taki sposób, aby precyzyjnie opisać jego zakres, co istotne zmotywować pracownika do realizacji.  Nierzadko pojawiają się pokusy, aby jednak próbować robić wszystko samemu, co często znajduje uzasadnienie w przekonaniach, że mam tak dużo pracy, iż szkoda marnować czas na objaśnienie i kontrolę delegowanych zadań, a sam wykonam to szybciej. Pojawia się obawa dotycząca utracenia kontroli nad przebiegiem realizacji delegowanego zadania. Często towarzyszy temu brak zaufania do umiejętności i zaangażowania pracowników. Jakie są konsekwencje takiego podejścia do delegowania zadań? Łatwo wyobrazić sobie tego jednego menedżera, który próbuje w presji braku czasu i niecierpliwych oczekiwań ze strony przełożonych, co często również oznacza w chaosie, robić wszystko naraz.

O czym warto pamiętać? Kilka przydatnych informacji, by przezwyciężyć opory jakie pojawiają się na myśl o konieczności delegowania zadań i dają wiele możliwości na:

1. Wskazanie tego, co nadaje sens dla działania pracownika czyli celu dla zadania, które ma być realizowane,
2. Precyzyjne określenie oczekiwanego wyniku i czasu jaki jest na wykonanie zadania,
3. Motywowanie pracownika do realizacji zadania poprzez wskazanie mu korzyści, jakie będą dla niego, zespołu czy też firmy, gdy zadanie zostanie zrealizowane lub też powiedzenie z jakiego powodu to on  ma wykonać to zadanie,
4. Opisanie jak zadanie ma być wykonywane, przy użyciu jakich środków/narzędzi, we współpracy z kim,
5. Wskazanie uprawnień jakimi pracownik dysponuje realizując dane zadanie, w jakim zakresie ma możliwość samodzielnego działania,
6. Określenie w jaki sposób będzie monitorowana realizacja zadania (jeśli tego wymaga – np. ze względu na długi czas realizacji), i jak ma być przekazana przez pracownika informacja nt. wykonania zadania,
7. Sprawdzenie u pracownika odbioru przekazanych wcześniej informacji i omówienie jego ewentualnych pytań.

Przedstawiam jedno z narzędzi delegowania – technikę „7 KROKÓW” wraz z przykładem jej wykorzystania w sytuacji delegowania zadania związanego z rozwojem kompetencji mentora.

„7 KROKÓW” – JAK DELEGOWAĆ ZADANIE DO WYKONANIA

	Przykłady:
Przedstaw cel zadania, które delegujesz.	Bierzesz udział w projekcie rozwojowym dla mentorów i chciałbym, abyś rozwinął swoje kompetencje w zakresie przekazywania informacji zwrotnych.
Określ jakie efekty i w jakim czasie mają być osiągnięte.	Proszę opanuj narzędzie przekazywania negatywnej informacji zwrotnej – technikę FUKO, którą poznałeś w czasie szkolenia pt. „Narzędzia pracy mentora”. Powinieneś swobodnie się nią posługiwać, gdy będziesz pracował z mentee wskazując negatywne przykłady tego jak realizował zadanie. Proszę, abyś to zrobił do następnego wtorku.
Opisz jakie korzyści przyniesie realizacja zadania.Powiedz, z jakiego powodu chcesz, aby ten właśnie pracownik je wykonał.	Dzięki tej technice będziesz operował faktami omawiając pracę podopiecznego a także miał możliwość wspólnie z nim wypracować poprawne sposoby działania, co będzie miało pozytywny wpływ na wasze relacje. lub Chciałbym, abyś się tym zajął, bo jestem pewien, że ta technika bardzo będzie ci potrzebna w pracy z mentee.
Omów jak zadanie ma zostać wykonane. Opisz jakie środki będą potrzebne do jego realizacji.	Proszę, abyś sprawdził wszystkie materiały jakie masz ze szkolenia nt. dawania informacji zwrotnej, w szczególności to co różni komunikat Ja od komunikatu Ty. Potem, przećwicz technikę FUKO do 7 różnych sytuacji – jestem pewien, że Jan ci w tym pomoże.
Określ jakie uprawnienia do realizacji zadania ma pracownik.                         Przedstaw w jakich obszarach działa samodzielnie.	Jeżeli pojawią się jakieś trudności w czasie ćwiczenia, coś będzie wymagało doprecyzowania to dzwoń bezpośrednio do trenera, który prowadził dla nas to szkolenie i z nim na ten temat rozmawiaj. Nie ma potrzeby, abyś mnie o tym informował.
Ustal w jaki sposób ma być raportowana realizacja zadania. Określ w jaki sposób pracownik przekaże ci informacje o zrealizowaniu zadania.	Daj mi znać za 3 dni jak ci idzie praca z FUKO i czego ewentualnie potrzebujesz ode mnie. W przyszły wtorek proszę o maila z informacją na jakim poziomie opanowałeś tę technikę.
Sprawdź, co wymaga doprecyzowania,  co do realizacji zadania lub jakie pytania ma pracownik.	Co wymaga doprecyzowania z mojej strony, jeśli chodzi o zadanie, które masz wykonać? Jak planujesz się za to zabrać? Jakie masz pytania?

Członkowie zespołu nie realizując zadań, po prostu się nie rozwijają. Najlepsza i najtańsza metoda nauki i rozwój kompetencji to realizacja nowych zadań. Jest wiele technik delegowania zadań i niezależnie od tego z jakiego narzędzia skorzystamy, najważniejsze jest to, aby podnosiło efektywność delegowania poprzez czytelne dla pracownika opisanie zadania, które ma wykonać. Ważne, by pamiętać o dopasowaniu przekazywanych informacji do pracownika m.in. do poziomu jego kompetencji czy też zaangażowania.